300 dagar efter branden

Mats Brontén, tandläkare och ägare av Tandläkarna Stora Gungan, visar runt på den blåvita, återställda kliniken. Precis som före branden arbetar ett 30‑tal personer på tio moderna behandlingsrum och ett eget tandtekniskt laboratorium.
Förändringarna är små, men allt är nytt: inredningen, behandlingsstolarna, skiktröntgen, intraoral röntgen, datorerna, instrumenten …
– Varenda pryl, sammanfattar han.

300 dagar efter branden

Bara några fräsmaskiner på klinikens tandtekniska laboratorium klarade sig.
Mats visar upp några små förbättringar: Receptionen har blivit lite större liksom rummet för kurser och konferenser. Behandlingsrummen har fått glasdörrar och viss teknisk utrustning har uppgraderats.
Den nygamla kliniken började ta emot patienter den 3 juni, precis 300 dagar efter branden som fördärvade lokalerna. Från början var målet att återvända i mars, men det drog ut på tiden några månader.
– Vi ville ändå komma igång före semestern, säger Mats Brontén.

Tekniker på plats

Första dagen gick ganska bra, även om det var mycket teknik som skulle finjusteras: datorer, servrar, inloggningar, maskiner.
– Allt ska funka. Vi började ta emot pati­enter på en måndag. Både it-experter och tekniker för unitarna var på plats och job­bade stand-by hela förmiddagen.
Sedan dess har det rullat på.
– Nu när semesterperioden är slut är vi igång för fullt. Det tar lite tid att få en ny klinik att fungera riktigt, riktigt smidigt, men det går allt bättre.

”Trycket var störst då, och ovissheten tuff. Jag gick på i högsta fart och hann inte tänka efter.”

Att byta ut det gamla och få allting nytt och fräscht hade kunnat vara ett lyft, men kliniken öppnades 2016. Allt var fortfarande nästan nytt när det brann förra året.
Det har varit ett påfrestande år, konstaterar Mats Brontén. Han har haft väldigt mycket att göra sedan branden och har varit under ekonomisk press för att kunna behålla all personal. De första tio veckorna var jobbigast.
– Trycket var störst då, och ovissheten tuff. Jag gick på i högsta fart och hann inte tänka efter.

Nära att själv brinna upp

Samma natt som Mats nåddes av beskedet att kliniken hade brunnit, gick han igång med att strukturera, prioritera, göra en plan, delegera. Det gällde att hitta lokaler och börja ta emot patienterna snarast möjligt.
– Jag var nära att själv brinna upp, men lyckades undvika kortslutningsnivån.

Mats fru Aida Brontén, tandtekniker i grunden, är platschef på Tandläkarna ­Stora Gungan. Hon har gått en tvåårig HR-utbildning och sköter bland annat personal- och marknadsförings­frågor.
Efter branden var det hennes uppgift att ta hand om personalen. Alla behövde information, men den måste anpassas efter individen.
– Människor reagerar olika på kris och förändringar, säger hon.
Nu tittar hon på sin man och öser beröm över honom för hur han hanterade den första tiden efter branden:
– Du var målmedveten, fokuserad och stress­tålig. Du hade många bollar i luften och klarade av dem. Många skulle vilja lyckas hantera krissituationer så, men det är inte alla som gör det, säger hon.

Försäkringsbolag och inköpslistor

Mats ler, utan att se generad ut.
Efter hand lugnade det ner sig, men då kom tråkiga uppgifter som måste skötas.
– Det var mycket administration mot försäkrings­bolaget och inköpslistor som måste konteras. Det är arbetsuppgifter som jag egentligen inte så gärna gör, men var tvungen till.
Det dröjde sex månader innan han kunde börja jobba kliniskt litegrann.

”Nu är det kul igen!”

Under semestern har han haft tid att reflektera över året som har gått.
– Det har varit intressant att fundera över … hur det har varit.
Han blir tyst några sekunder och lägger till:
– Nu är det kul igen!

Satellitkliniker

Även om det senaste året har varit tungt har det också varit lärorikt, tycker Mats.
– Vi har lärt oss mycket om krishantering och fått nya impulser av härliga kolleger ute på de provisoriska arbetsplatserna.
Erfarenheten av att samordna verksamhet på olika arbetsplatser gör att han nu skulle kunna tänka sig att ha satellitkliniker, något som han inte alls var inne på före branden.

Servern var oskadd

Branden började i sterilen den 7 augusti förra året. Inredningen, utrustningen, väggarna och i stort sett allt annat i hela kliniken förstördes av värmen och röken.
Av 500 kvadratmeter, hade omkring 60 kvadratmeter längst in klarat sig hyggligt tack vare stängda dörrar. Där låg datarummet – och servern var oskadd. Elledningen hade förstörts av värmen, men tack vare en elektriker som ställde upp under första natten, fick de tillgång till datasystemet och kunde informera inbokade patienter från starten. Sedan började jobbet med att hitta provisoriska lokaler.
Inom en månad kom verksamheten igång, utspridd på tre olika kliniker och ett tandtekniskt labb i närheten av varandra på Söder och i Hammarby sjöstad.

Generationsskifte

Att personalen fick dela på sig innebar en del utmaningar. Det behövdes nya sätt att kommunicera och tre uppsättningar av många saker, till exempel.
En annan utmaning var att det hade skett ett generationsskifte bland personalen sommaren 2018. Fem personer var helt nya och hann aldrig börja på Arenavägen innan kliniken brann.
Mats Brontén ger personalen en eloge.
– Alla har kämpat på och längtat efter att komma tillbaka. Det är inte samma flyt och flöde när det är provisoriskt, även om vi förstås är tacksamma för att kolleger tog emot oss under återuppbyggnaden.

”Om försäkringsbolaget hade fått sin vilja igenom hade vi behövt avskeda människor på grund av branden.”

Ekonomiskt har kliniken klarat sig tack vare försäkringen och att verksamheten snabbt kom igång efter branden.
– Vi har inte varit tvungna att säga upp någon, berättar Mats Brontén med lättnad.
– Om försäkringsbolaget hade fått sin vilja igenom hade vi behövt avskeda människor på grund av branden, men jag lyckades övertyga dem att det inte ­skulle löna sig på grund av långa uppsägnings- och rekry­terings­tider inom tandvården.

Ersätta förlorade inkomster

Hittills har försäkringsbolaget betalat för brand­relaterade kostnader på löpande räkning, men diskussionerna har varit många och ibland långa.
– Att strukturera upp allting, att jobba och att bygga samtidigt tvivlade jag aldrig på att vi skulle klara av, men man måste få ihop siffrorna också. Allting måste ju betalas, annars går det inte att genomföra.
I stort sett har det fungerat bra att kunna köpa det som behövdes för att snabbt få igång verksamheten på annat håll och samtidigt bygga upp kliniken igen. Också inkomstbortfall har ersatts.
– Försäkringsbolaget hade ju intresse av att verk­samheten snabbt kom igång, annars hade de ju behövt ersätta förlorade inkomster en längre tid. Vi har fått förskottsbetalningar allt eftersom, men måste motivera alla kostnader med fakturor och dokumentation, berättar Mats Brontén.

Avslutsförhandlingar

Försäkringen gäller 18 månader från branden, så ärendet pågår alltjämt.
– Det kommer fortfarande fakturor som är kopplade till branden. Den slutliga ersättningen avgörs vid avslutsförhandlingar.
Först då vet han exakt var de landar ekonomiskt. Försäkringsbolagets sätt att resonera håller han inte med om fullt ut – till exem­pel att kliniken inte får ersättning för allt administrativt arbete som han har lagt ned för att snabbt få igång verksamheten i tillfälliga lokaler och för att driva den på flera olika arbetsplatser samtidigt.
– De betalar inkomstbortfall för klinisk tid, men jag har jobbat mycket mer administrativt än den tiden jag jobbade kliniskt före branden.

Kontrollera försäkringsbrevet

En stor brand på kliniken är inget man räknar med, men det finns saker man kan göra i förväg som gör processen smidigare om katastrofen väl är framme. Mats Brontén har några förslag:

• Kontrollera försäkringsbrevet då och då. Är alla uppgifter uppdaterade?
• Ha koll på inventarielistorna. För att veta exakt vad som har förstörts, behöver man ha klart för sig vad som fanns på plats från början.
• Utöka eventuellt brandskyddet.

– Hos oss började branden i sterilen. Nu har vi en skumbomb där. Den sitter fast i taket och går igång automatiskt om det blir för varmt i rummet, berättar han.

Kommunikation extra viktig

I krisläget den första tiden efter en brand är kommunikationen extra viktig. Medarbetare, patienter, kolleger och andra behöver rätt information i rätt tid.
– Ta dig tid att sätta en plan i lugn och ro. Tänk strukturerat och ta hand om personalen, rekommenderar Mats Brontén.
Ett annat råd är att bokföra på rätt sätt. Lägg upp ett separat kontoställe i bokföringen så att inköp som görs till följd av branden samlas.
Janet Suslick