Det är inga småsummor vi talar om. Folktandvården köpte varor och tjänster för nära en miljard kronor förra året, enligt uppgifter från de 20 landsting som svarat på en enkät som Tandläkartidningen skickat ut. Den exakta siffran är svår att komma åt, eftersom landstingen gör en hel del upphandlingar av produkter som används både i folktandvården och den övriga vården, såsom hygienartiklar och möbler.
Men tyvärr är det inte alltid den goda affären som har fått stå i centrum de senaste åren då antalet så kallade överprövningar i domstol ökat på ett explosionsartat vis. 2012 hamnade 3 265 av statens, landstingens och kommunernas upphandlingar i rätten, jämfört med 875 fall tio år tidigare.
Ökningarna har märkts över hela landet, som svaren på vår enkät understryker. Konkurrensverkets granskning i fjol av alla överprövningar under 2012 visar att 11 procent av landstingens upphandlingar överklagades.
Ofta komplicerade
Det finns inga uppgifter om hur ofta just dentalupphandlingar hamnar i domstol, men mycket tyder på att det är minst lika vanligt som inom andra landstingsupphandlingar. Inte minst eftersom dentalupphandlingarna ofta är av komplicerad art.
En av de upphandlingsansvariga som Tandläkartidningen har varit i kontakt med sammanfattar läget som att ”man hela tiden lever med rädslan att upphandlingen ska överprövas”. Att man tvingas lägga så mycket kraft på att minimera risken för överprövningar betyder ofta att man inte fullt ut kan koncentrera sig på att göra bra affärer.
Precis samma sak konstaterades härom året av upphandlingsutredningen under ledning av Anders Wijkman: Förfrågningsunderlagen har i växande omfattning kommit att anpassas för att minska risken för överprövningar, inte för att göra den bästa möjliga affären.
Överprövad omedelbart
Peter Sundblad var fram till i somras upphandlare vid Kronobergs läns landsting, i dag jobbar han på företaget Abena. Han berättar att Kronoberg rätt nyligen avslutat en upphandling av tandläkarstolar. Och den blev omedelbart överprövad.
– Det finns två tandläkarrum som inte används just nu eftersom stolarna där är trasiga. Det gjordes en bedömning att de inte är värda att reparera, så nu står de med outnyttjade lokaler tills de nya stolarna kommer.
Vilka andra effekter får överprövningen?
– Det är frustrerande för företaget som vill leverera nya stolar! Han skulle kunna komma i morgon och montera upp dem. Men får inte. Sedan kan man fråga sig hur lyckat det är för skattebetalarna. Domstolsprocessen är dyr och vi upphandlare måste använda många arbetstimmar för inlagor till domstolen.
Vilken ser du som främsta orsaken till ökningen av antalet överprövningar?
– Ofta handlar det om att företag är dåliga förlorare. De vägrar acceptera att de inte vunnit upphandlingen. En del leverantörer använder lagen som ett sätt att göra affärer. När de är på väg att förlora sitt kontrakt går de till domstol bara för att få leverera sin produkt i ytterligare några månader medan prövningen pågår.
Är det verkligen sant?
– Om du frågar dem skulle de aldrig medge det. Men jag vet att det har hänt.
Tog tre år
Samma misstanke har Yvonne Andersson, drift- och försörjningsansvarig vid folktandvården i Uppsala läns landsting. Hon känner sig närmast uppgiven inför utvecklingen:
– Ibland känns det som om allt, precis allt, överprövas! Egentligen borde vi ta fram champagnen vid de fåtal tillfällen då en affär går igenom utan överprövning. Ingen vinner på alla dessa överprövningar. Ja, det skulle vara juristerna i så fall.
– Vår senaste implantatupphandling tog tre år. Först tvingades vi göra om den efter en överprövning. Sedan fick vi den nya upphandlingen överprövad!
Ni upphandlare förlorar faktiskt mer än en tredjedel av alla domstolsprövningar. Därför kan det ju inte bara vara företagens fel att överprövningarna ökar. Om ni gjorde färre fel skulle väl domstolsärendena minska i antal?
– Vi kan absolut bli bättre. I synnerhet på att förklara mer exakt vad vi efterfrågar.
Kan du ge ett exempel på när det blev fel?
– Vi skulle upphandla munspeglar, men formulerade oss för vagt. Vi beskrev inte hur stora speglarna skulle vara, så en leverantör av ”mini-munspeglar” som vi valde bort överprövade vårt beslut. Och upphandlingen fick göras om.
Har kortats något
Det finns exempel på överprövningar som tar extremt lång tid, men de är ovanliga. I snitt avgörs fallen på 1,7 månader, enligt en studie från Konkurrensverket. Handläggningstiderna har också kortats något på senare år, bland annat för att målen har fått förtur och för att det numera oftast räcker med en domare.
Yvonne Andersson på folktandvården i Uppsala förstår att det är viktigt för rättssäkerheten att möjligheten till överprövning finns. Men hon skulle önska att företagen använde instrumentet mer ansvarsfullt.
Ghazal Voghoui, branschansvarig på Föreningen svensk Dentalhandel, vänder sig mot beskrivningen hennes medlemmar är dåliga förlorare:
– En överprövningsprocess är tidskrävande och dyr, vår uppfattning är att leverantörerna avväger noga innan de fattar beslut om att överpröva. Faktum är att leverantörerna ofta upptäcker felaktiga eller orimliga krav i förfrågningsunderlagen.
Hon anser att landsting och regioner ofta premierar kortsiktiga lösningar och lägsta pris istället för att fokusera på långsiktigt hållbara affärer. Men hon tillägger att leverantörerna är väldigt beroende av upphandlingar, ”vilket kan vara en faktor vid beslut att överpröva”.
– En förlorad affär kan innebära att man står utanför marknaden i flera år.
”Det är inte massprodukter vi tillverkar”
Olle Sahlin, ordförande i Sveriges Tandteknikerförbund, säger att de länge ifrågasatt upphandling av tandtekniska tjänster. Hans förbund menar att patientspecifika medicintekniska produkter ska ha undantag i LOU.
– Det är svårt att prissätta sådana produkter. I upphandlingar ska priser på samtliga moment och allt material ingå, oavsett fabrikat eller framställningssätt, förutom angivna undantag. Det är inte massprodukter vi tillverkar. Ibland är det relevant att kräva överprövning, ibland är det kanske resultatet av att man slåss med näbbar och klor för att få kontrakten.
Men han menar också att upphandlarna bättre måste förstå vad som upphandlas. En specifik krona kan göras på 30 olika sätt. Det handlar inte bara om olika material, utan också om hur de är tillverkade. Förfrågningsunderlagen avspeglar inte denna mångfald, de är fyrkantigt skrivna och innehåller mallar som inte går att använda fullt ut.
– Det sker en så snabb utveckling att det är närmast omöjligt att hänga med om man inte arbetar med det dagligen, säger Olle Sahlin.
”Stor okunnighet”
En vd som vill vara anonym för att inte riskera affärskontakter är inne på samma ämne när han ska beskriva sitt dentalföretags kontakter med landstingen:
– Det finns en stor okunnighet hos vissa upphandlare. De känner inte ens till de mest fundamentala skillnaderna mellan maskintyper. Sedan är det så fruktansvärt många papper att fylla i. Det räcker till en tjock pärm varje gång! Och det gäller även när det handlar om inköp av en enda röntgenapparat.
Har ni blivit avskräckta från offentliga upphandlingar?
– Nej, vi är med så ofta som vi kan. Vi har inte råd att låta bli. Visst är det lättare med privattandläkare. Men om man vinner en upphandling kan det ge mycket mer pengar.
Ghazal Voghoui på Föreningen svensk dentalhandel är också kritisk mot de upphandlande myndigheternas kompetens:
– Det vi ofta ser är en brist i deras interna kommunikation, mellan folktandvården och upphandlingsavdelningen. Det leder i sin tur till kravspecifikationer som inte speglar verkligheten på marknaden.
Tar hjälp av experter
Peter Sundblad, före detta upphandlare i Kronoberg, tycker att det är tråkigt att höra att förfrågningsunderlag upplevs som okunniga och svårtolkade.
– Det är klart att upphandlare inte har koll på alla produkter, de tar hela tiden hjälp av experter som tandläkare och hygientekniker. Men visst kan kommunikationen bli bättre. Tänker man för lite framåt? Fortsätter man att köpa gårdagens teknik? Det är möjligt. Samtidigt är det vanskligt att kasta sig över nya produkter utan att riktigt veta hur bra de är.
– En privattandläkare kan direkt säga ja till en leverantör som vill lansera en ny tandborste, bara för att se om den är bättre. Inom folktandvården kan man inte göra så, de har kontrakt med leverantörer. Ett företag med en ny tandborste får vänta till nästa upphandling.
Han understryker också att de tandborstar som landstinget köper måste vara testade.
– Våra patienter får aldrig känna att det är någon form av forskning som pågår i deras munnar. Vi måste också vara försiktiga med att introducera produkter som inte är noggrant testade eftersom vi behandlar så många barn.
Vill se ökade kontakter
Han vill slå ett slag för ökade kontakter under kontraktstiden mellan landstinget och de företag som inte fick kontraktet.
– Vi ska självfallet ha kontakter med dem, även om vi inte köper något. Vi bjuder in dem för att de ska berätta om produkter och vi ordnar mässor där de får presentera sina sortiment. På det sättet ökar våra kunskaper om vad de har att erbjuda inför nästa upphandling.
Ann-Charlotte Lindblad, vice vd på Plandent Forssbergs Dental, efterlyser också en förbättrad dialog. Men också under själva anbudstiden.
Tyvärr sätter dock upphandlingslagen käppar i hjulen.
– Den kräver en så stelbent dialog, enda sättet att kommunicera är via elektroniska verktyg.
Hon tror att denna inflexibilitet hos LOU har bidragit till vågen av överprövningar.
– För att lösa eventuella tolkningsfrågor är ju enda kommunikationsvägen att gå till domstol efter att tilldelningsbesluten har skickats ut.
EU-direktiv kan ge lindring
Här kan de nya EU-direktiven ge viss lindring, menar upphandlingsexperten Mattias Sylwan vid Sveriges Kommuner och Landsting:
– Det kommer att ges ökade möjligheter att förhandla under själva anbudstiden.
Exakt hur LOU kommer att förändras till följd av de nya direktiven vet vi inte än, förändringarna kommer att träda i kraft 2016. Regeringens utredning i frågan kom i juli och ska nu ut på remiss. Vissa paragrafer i direktiven är obligatoriska för medlemsländerna att införa, andra är frivilliga. Säkert är att det kommer att bli lättare att ställa miljömässiga och sociala krav.
Olle Sahlin på Tandteknikerförbundet har en förhoppning om att det kan gynna de små medlemmarna i hans förbund.
– Att finnas nära folktandvården kan därmed bli en konkurrensfördel. När jag själv jobbade som tandtekniker cyklade jag oftast till mina kunder.
