När det gäller hanteringen av kontant betalning fann Skatteverket främst följande brister:
- Underlag för kontanta betalningar saknades helt eller delvis.
- Kontanta betalningar bokfördes endast en gång om året.
- Kontanta betalningar saknades helt.
- Kvitto eller kontantfaktura erbjöds inte.
Kontanta medel:
Hur kontanta betalningar ska bokföras framgår av 4 och 5 kap i bokföringslagen. Bokföringsnämnden har också gett ut allmänna råd (BFNAR 2013:2).
Företaget ska löpande bokföra alla affärshändelser, se till så att verifikationer finns för alla bokföringsposter samt arkivera räkenskapsinformationen.
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning – grundbokföringen, och i systematisk ordning – huvudbokföringen.
– Detta ska ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och för att det ska gå att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat, förklarar Eva Björklund.
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast följande arbetsdag medan andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Som affärshändelse räknas bland annat in- och utbetalningar. Det ska finnas en verifikation för varje händelse.
Verifikationen ska innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när affärshändelsen skedde, vad den avser, vilket belopp det gäller och vilken motpart den berör. Utöver reglerna i bokföringslagen ska även reglerna för kassaregister följas. Kassaregister ska finnas vid försäljning av varor eller tjänster där kunden betalar kontant eller med kontokort.
– Om företaget upprättar en kontantfaktura behöver man inte registrera försäljningen i ett kassaregister även om betalningen har skett kontant eller med kontokort. En förutsättning är att kontantfakturan innehåller uppgifter om kund så att denne kan identifieras.
Avdrag för representation:
Avdrag får göras om utgifter har ett omedelbart samband med verksamheten och om representationen ingår som en naturlig del i affärsförhandlingar. Avdraget får inte överstiga vad som kan anses vara skäligt, se inkomstskattelagen 16 kap 2§ IL.
Enligt Skatteverkets allmänna råd bör anteckningar göras på respektive underlag med datum, namn, yrke eller funktion i företaget på samtliga närvarande. Syftet med representationen ska anges.
Avdrag för friskvård:
Motion och annan friskvård kan vara skattefri förmån under vissa förutsättningar.
– Reglerna om avdrag gäller enbart för anställd personal, inte för enskilda näringsidkare, säger Eva Björklund.
Avdrag i samband med studie- och konferensresor samt kurser:
Det saknas särskilda bestämmelser om avdrag för studie- och konferenskostnader. Avdragsrätten får prövas från fall till fall utifrån allmänna bestämmelser. För att få göra avdrag i sin helhet krävs att resan eller kursen inte har för stora inslag av rekreation och att det finns en ekonomisk nytta för affärsverksamheten.
– En tumregel är att studie- eller konferenstiden ska vara minst sex timmar per dag, och under en vecka minst 30 timmar jämnt fördelade över veckan. Det är skattebetalaren som ska visa att förutsättningarna för avdrag är uppfyllda.
Nedskrivning av kundfordringar:
Det finns inga särskilda skatterättsliga bestämmelser för värdering av kundfordringar. En nedskrivning av fordringarna regleras i den allmänna bestämmelsen om inkomstberäkning i 14 kapitlet 2§ i inkomstskattelagen. En individuell värdering post för post ska göras för varje kundfordran.
– Ett tecken på att nedskrivning kan göras kan vara att en fordran trots upprepade krav inte har reglerats. Värdet på en kundfordran minskar normalt ju längre tid som gått efter förfallodagen, förklarar Eva Björklund.
Självrättelse:
Den som vet med sig att han eller hon har lämnat felaktiga uppgifter eller har glömt uppgifter i sin självdeklaration har möjligheter att rätta till detta genom en självrättelse. Det finns möjlighet att göra rättelser från innevarande taxeringsår och fem år bakåt.
