Bättre arbetsflöde med superteam

Älvsbyn är ett samhälle i Norrbottens skogsbygd vars ekonomi vilar på två stora företag, Polarbröd och Älvsbyhus. Invånarna påpekar också gärna att tv-serien ”Jägarna” spelades in här.
Som så många andra orter i Norrbotten har Älvsbyn svårt att rekrytera arbetskraft – det gäller inte minst tandläkare. 2015 arbetade fyra tandläkare på folktandvården i Älvsbyn, och det fanns dessutom tre privatpraktiserande tandläkare. I dag finns det bara tre tandläkare på orten, två på folktandvården och en privat.

Prioriterade grupper

Tandläkarbristen har gjort det nödvändigt att prioritera pati­enterna. I december 2018 fick klinikerna i Norrbotten en lista med fyra grupper som man skulle prioritera: barn, HSE-pati­enter (patienter med funktionshinder eller någon form av stöd från hälso- och sjuk­vården), personer över 80 år och patienter med frisktandvårdsavtal.
Men den största förändringen var det nya arbetssättet som infördes hösten 2018.
När Tandläkartidningen kommer på besök är det onsdag och man arbetar med det som kallas ”super­team­pass”. Det innebär att merparten av klinikens personal arbetar tillsammans med att undersöka ett stort antal patienter ur någon av de prioriterade grupperna.

Hög kariesrisk

Den här förmiddagen arbetar en tandläkare, två tandhygienister och tre tandsköterskor med 18 inbokade barn. Patienterna är bokade hos en tandhygienist som tillsammans med en tandsköterska gör undersökningarna. Tandläkaren är nästan helt obokad och går mellan rummen för att göra det som bara en tandläkare kan göra, till exempel bettkontroller.
Varje barn får 15–40 ­minuter i stolen beroende vilken riskgrupp de tillhör, barn med hög kariesrisk är inbokade med längre tid. Då finns det luft i systemet för att göra lagningar och ge patienter med hög kariesrisk den profylax som behövs.

– I början bokade vi in alla patienter med samma undersökningstid men det visade sig bli för stressigt. Då satte jag mig ner och kontrollerade vilken riskgrupp alla patienter tillhörde och det var när vi bokade tider utifrån det som arbetsmetoden började fungera bättre, berättar enhetschef Petra Öberg.
I det flödesorienterade arbetssättet är det överordnade målet att så många patienter som möjligt ska bli klara på ett besök. Grundtanken är att man sparar tid så fort man slipper boka in nya besök. Själva bokningen tar tid och vid varje nytt besök ska tandsköterskan duka upp och tandläkaren måste fräscha upp sitt minne om vad som ska göras. Dessutom innebär alla nya tider som bokas en ökad risk för uteblivande.
– Vi arbetar mycket effektivare så här. Det kan låta stressigt men det är precis tvärtom, det är ett lagarbete där alla jobbar lugnt och metodiskt. Samtidigt jobbar alla på toppen av sin kompetens. Om tandläkaren skulle få lite tid över på ett super­team­pass så finns det alltid andra saker att arbeta med, till exempel ­remisser att skriva, säger Petra Öberg.

Gemensamma mål

– När passet är slut så kan vi ofta bocka av de flesta ­patienter som färdigbehandlade vilket känns mycket tillfredsställande. En annan fördel är att patienterna uppskattar att de ofta blir klara på en gång, det gäller inte minst föräldrar som slipper ta ledigt från jobbet för att komma tillbaka, fortsätter Petra Öberg.
Det viktigaste nyckeltalet på kliniken är antalet färdig­behandlade patienter. När de sammanställer sådan statistik och redovisar intäkter så räknar de numera på kliniken som helhet, inte per tandläkare.
– Det är otroligt skönt att räkna så och det stärker känslan av att vi arbetar tillsammans mot gemensamma mål, säger ­Petra Öberg.

Produktionsplanering

För att all personal ska ha god koll på hur kliniken ligger till så finns det en white­board­tavla med produktionsplanering väl synlig i lunchrummet. Där finns målen tydligt angivna, till exempel: I april ska vi undersöka 101 barn, 37 HSE-patienter, 13 80-plussare och 25 patienter med friskvårdsavtal. När alla är färdigbehandlade står det ”Klar”. Det skapar överblick och är psykologiskt värdefullt. En överfull tidbok skapar lätt en känsla av hopplöshet, man hinner aldrig i kapp. Här fokuserar man i stället på uppnådda mål.
Med det nya arbetssättet är det lättare att nå ett annat mål: Att de friska patienterna ska passera genom systemet så snabbt som möjligt så att man får loss mer tid för dem som har stort vårdbehov.
Att arbeta i super­team­pass med barn har varit så framgångsrikt att personalen för en tid sedan föreslog att man skulle arbeta så även med de andra priori­terade grupperna. Det har visat sig fungera bra.
– När man arbetar så här så måste patienterna släppa förväntningar på att träffa en viss tandläkare. Vi var rädda för att många inte skulle acceptera det, men med undantag för en del tandvårdsrädda patienter så går det bra, berättar Petra Öberg.

Större terapiplanering

Övriga dagar i veckan har man teampass med olika typer av behandlingar. Få behandlingar görs fyrhändigt, det gäller främst rotbehandlingar och protetik.
I dag blir de flesta patienter färdiga vid första besöket, ungefär 35 procent får en återbesökstid. De som oftast får en ny tid är mindre barn med flera manifesta kariesangrepp där orken eller kooperationen inte räcker till för att laga allt vid samma besök. Behov av en större terapi­plane­ring är ett annat skäl att boka in en ny tid.
Men på kliniken i Älvsbyn vill man nå längre än så och ­varje vecka har personalen förbättringsmöten. Då kan alla komma med förslag på hur man kan arbeta ännu bättre och undvika att stressiga situationer uppstår.

Förändra arbetssätt

Att förändra sitt arbetssätt kan vara svårt, speciellt om man har jobbat i många år på det gamla sättet.
– Jag är uppfostrad att ­pressa in många patienter med ­korta ­tider, så i början var det jättesvårt att tänka om. Då fick jag hela ­tider påminna mig om att nu är målet att så många patienter som möjligt ska bli klara på ett besök, berättar Petra Öberg.
I dag klarar kliniken i Älvsbyn de fyra prioriterade grupperna men har ännu inte resurser för att kalla vuxna revi­sions­pati­en­ter. Om det nya arbetssättet är effektivare än det gamla är svårt att slå fast. De har inte arbetat på det nya sättet så länge, och det finns få jämförbara siffror. Men personalen är mycket positiv och sjukskrivningarna har minskat. Många upplever att man har fått en stark lagkänsla, man är en del av en grupp där man har en viktig roll.

På ett behandlingsrum hittar vi tandläkaren Ana Melo som ursprungligen är från Portugal men har arbetat i Älvsbyn i sju år.
– Det här är ett effektivt och roligt sätt att arbeta. Men det kräver att man är noggrann med att boka in lagom tid för patienterna, annars kan det lätt bli stressigt, säger hon.
I rummet arbetar även tandsköterskan Ulla-Britt Stenberg. Just nu assisterar hon Ana men annars arbetar hon mycket självständigt. Hon har utbildning för att lägga bedövning och göra fyllningar.
– Jag tycker det är jättekul att jobba så här, det är omväxlande och jag får göra många olika saker, säger hon.
Även från fackligt håll är man positiv.

– Att arbeta med det som de i Älvsbyn kallar superteampass kan minska stressen. Men då måste tandläkaren få tid att jobba in sig i det nya arbetssättet. Det är krävande att vara team­ledare och man måste ha fullt förtroende för sina medarbetare, säger Ida Nilsson, distriktstandläkare i Arvidsjaur och ordförande i Tjänstetandläkarnas avdelning Norrbotten.
– Att sträva efter att patienterna ska bli klara vid första besöket är också bra. Men man måste vara lyhörd för om patienterna vill ha det så. Ett barn som förberett sig på att bara bli undersökt klarar kanske inte att laga en tand vid samma besök, fortsätter Ida Nilsson.
I dag arbetar flera kliniker i Norrbotten i varierande grad på det nya sättet. Hur de arbetar beror på personalsituationen. På en klinik kan det vara brist på tandsköterskor medan det finns tillräckligt med tandhygienister, eller tvärtom.

– Då provar vi oss fram till olika lösningar, säger Charlotta Hannu Holmbom, verksamhetschef för klinikerna i Boden, Älvsbyn och Sävast.
– Vi har ont om personal på alla kliniker men i olika utsträckning. Och vi kan inte ha det så att på en ort får de flesta vuxna vård medan på en annan hinner vi inte med barnen. Då kan vi jämföra produktionsplaneringen på olika klinker och kanske låta något team arbeta på en annan ort ett slag, fortsätter hon.
Det nya arbetssättet kräver trygghet i arbetsgruppen, att alla vet vad alla kan och litar på det.
– När nyutexaminerade tandläkare kommer hit så kan det bli en kulturkrock. Utbildningarna har en utmaning att göra klivet mindre från skolan till verkligheten, säger Charlotta Hannu Holmbom.