Det finns många förklaringar till att antalet överprövningar kan sjunka ett givet år, men upphandlingschefen Håkan Sjöborg är säker på att en större noggrannhet från upphandlarnas sida har bidragit till den senaste minskningen.
– Härom året bestämde vi oss; Vi ska inte få fler överprövningar mot oss som grundar sig på att vi själva har gjort enkla formalia-fel i förfrågningsunderlagen.
För att minimera riskerna för sådana enkla fel beslutade man sig för att införa ”4-ögon-principen”.
– Det betyder att inga förfrågningsunderlag får skickas ut innan de har gåtts igenom av ytterligare en person. Och om det är en komplicerad upphandling ska ytterligare ögon titta på underlaget, i synnerhet någon av våra jurister.
Hände det alltså tidigare att ni skickade ut förfrågningsunderlag som bara en enda person ställt samman?
– Jo, det hände. Och det är inte bra.
Vidare har man börjat föra mer diskussioner med företagen innan förfrågningsunderlagen sätts ihop, för att försäkra sig om att man efterfrågar produkter som finns på marknaden.
– Därmed lär vi oss också om nya intressanta produkter som kommit fram och kan anpassa våra underlag därefter.
Diskuterar med leverantörerna
En tredje förändring de börjat lite med är att diskutera med leverantörerna om deras anbud.
– Vissa typer av upphandlingar tillåter en sådan diskussion men vi har varit dåliga på att göra detta, här har andra större landsting kommit längre.
Det låter tidskrävande att gå in i diskussioner med varje tänkbar leverantör?
– Jo, det tar tid. Men om det minskar antalet överprövningar vore det en stor tidsvinst. De tar enormt mycket tid i anspråk.
Bland de nya EU-direktiv som ska införas i svensk lag ingår bland annat just ökade möjligheter till dialog med leverantörer under upphandlingens gång.
Ingen av fjolårets 23 överprövade upphandlingar i Kalmars landsting berörde just tandvården, men det är mer av en slump. Tandvårdsupphandlingarna har inte gått fria från överprövningar, de har ökat även där under det gångna decenniet, berättar han.
Håkan Sjöborg kan glatt konstatera att landstinget vann 22 av de 23 överprövningarna förra året.
– Det visar att vårt förändringsarbete gav resultat. Våra förfrågningsunderlag innehöll uppenbarligen mycket få felaktigheter.
Har ni förlorat fler överprövningar under tidigare år?
– Ja, det har vi, men i majoriteten av fallen har vi vunnit.
”Vi blir inte felfria”
Håkan Sjöborg tror inte att överprövningarna som bygger på oväsentliga småfel kommer att försvinna helt och hållet.
– Vi blir inte felfria och det kommer alltid att finnas dåliga förlorare som tar minsta chans att gå till domstol. Men om de har svårt att hitta fel drar de sig för att överklaga. Det kostar trots allt en del för dem också i form av arbetstimmar och advokatavgifter.
Landstinget har också fått stor hjälp av det nätverk av upphandlare där man ingår. De lär av varandra för att råda bot på problemen. Håkan Sjöborg menar att både landstingen och leverantörerna förlorar på all juridik som omgärdar upphandlingarna.
– Det borde vara en win-win-situation, att vi kan göra goda affärer som gynnar både beställare och leverantör. I stället fastnar vi i domstolsprocesser.
